e-Corporativo SIGAD
Encontre seus documentos com mais facilidade, otimize a Gestão Arquivística dos seus Documentos.
O e-Corporativo SIGAD (Sistema de Gestão Arquivística de Documentos) é um software totalmente modular. 100% web. Em conformidade com decreto nº 10.278/20, que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados. Reduza a burocracia, encontre seus documentos físicos e digitais mais rapidamente, economize tempo e dinheiro e tome decisões assertivas.
Sobre o SIGAD
Auxilia no processo arquivístico de documento que passa pela captura, registro, classificação, indexação, utilização, arquivamento até a destinação final, que pode ser tanto a eliminação quanto o recolhimento para guarda permanente.
- Registro e localização de documentos em conformidade com decreto nº 10.278/20
- Em conformidade com as boas práticas do e-ARQ Brasil
- Classificação de documentos a partir de um plano de classificação pré definido
- Controle de Tabela de Temporalidade e Destinação
- Controle de acesso e autenticidade
- Controle do uso e rastreamento dos documentos
- Trilha de Auditoria
Com este serviço você pode:
Aprimorar organização de documentos de forma física e digital
Reduzir tempo na localização de documentos
Vivenciar as boas práticas do CONARQ
Reduzir atividades manuais
Garantir a autenticidade dos documentos
Aplicar a tabela de temporalidade e destinação
Quem conhece recomenda:
Quem somos:
A TINS conta com um amplo portfólio de produtos, serviços e soluções. Agregamos valores, criamos estratégias e executamos uma transformação nos modelos e negócios, tornando a sua organização, referência em Gestão Arquivística de Documentos.
Somos especialistas em gestão documental com foco no uso responsável da tecnologia da informação. Acreditamos na integração de soluções inteligentes para facilitar a vida das pessoas.
DÚVIDAS
FREQUENTES:
CONARQ é o Conselho Nacional de Arquivos. Um órgão vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e Segurança Pública.
Sua finalidade é definir a política nacional de arquivos públicos e privados como órgão central do sistema nacional e exercer orientação normativa, visando à gestão e proteção especial dos documentos.
É um sistema desenvolvido para realizar as operações técnicas da gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, ambientes que incluem documentos digitais e convencionais.
Um SIGAD contempla funcionalidades, tais como: gestão e aplicação do plano e código de classificação; captura; avaliação e destinação (aplicação da tabela de temporalidade); pesquisa, localização e apresentação; segurança; armazenamento e preservação. Pode incluir ainda outras funcionalidades, como tramitação e fluxo de trabalho, e características, como usabilidade; interoperabilidade; disponibilidade; e desempenho e escalabilidade.
Qual é a diferença entre o SIGAD e o gerenciamento eletrônico de documentos (GED)?
Um SIGAD tem por objeto o documento arquivístico e visa a gerenciá-lo em todo o seu ciclo de vida. Portanto é capaz de realizar todas as operações técnicas da gestão arquivística desde a produção até a destinação final do documento.
Já o GED tem por objeto o documento sem a perspectiva arquivística. Portanto não gerencia o ciclo de vida dos documentos, nem é capaz de manter a relação orgânica ou controlar a temporalidade e a destinação.
Isso não significa que um é melhor do que outro; simplesmente, eles possuem objetivos diferentes. A escolha de um ou de outro, ou a adoção de ambos, depende das necessidades da organização.
Apesar das diferenças, existe, inclusive, uma tendência de GEDs incorporarem as funcionalidades de um SIGAD.
O que é uma Tabela de Temporalidade e qual sua finalidade?
Tabela de Temporalidade: traz as definições como, o assunto do documento, o código de classificação, o prazo de guarda e a sua destinação final. Identifica os procedimentos de gestão de documentos produzidos.
O que é controle de acesso e autenticidade dos documentos?
Controle de acesso = Conceder aos usuários autorizados o direito de usar um serviço, mas negar o acesso a usuários não autorizadas.
Autenticidade de documentos = Efeito de autêntico. Um documento é autêntico quando se tem uma garantia de legitimidade, uma assinatura reconhecida e/ou uma assinatura digital por exemplo
O que é um processo de indexação?
Processo de indexação é um processo de descrição e identificação do documento, conforme o seu assunto.
Processo indexado é um documento que passou por esses passos.
Como vou localizar meu documento digital?
A localização do documento será feito através de filtros de buscas. O filtro de busca terá todos os campos que identificam os documentos.
Por exemplo: Documento de RH, campos de pesquisa: Título/Descrição, Autor, Tipo Documental, CPF, Nome da Mãe, Matrícula, Data de Nascimento.
Quem fica responsável pelo armazenamento dos documentos digitais?
O software poderá ficar tanto no ambiente do cliente quanto em nuvem sob a gestão da Tins.
Quem terá acesso aos documentos?
O acesso será definido pelos níveis de acesso para cada usuário. Existirá na empresa uma pessoa responsável que concederá aos usuários autorizados o direito de acessar uma funcionalidade e negará o acesso aos usuários não autorizados.
É possível integrar com outros sistemas?
Sim, é possível desde que o sistema terceiro tenha suporte e interesse em realizar a integração.
A interface e a usabilidade do sistema é intuitiva e fácil?
Sim, a interface possui padronização de telas, botões, cores e ícones, para que a usabilidade seja uniforme e fácil em cada módulo.
A empresa que fornece o software oferece um bom atendimento/suporte?
Sim, todo o suporte Tins é baseado no Acordo de Nível de Serviço estabelecido em contrato.
O software ajudará no crescimento da minha organização?
Com o aprimoramento da Gestão Arquivística dos Documentos a sua Organização poderá crescer de forma organizada.