Guarda de Documentos na Tins
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Na Tins Gestão Inteligente você mantém os documentos originais em meio físico, guardados em caixas organizadoras, ganhando mais espaço na sua empresa.
Tudo organizado e classificado de acordo com as normas e legislações estabelecidas pelo CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos.
ESCOLHA A MELHOR OPÇÃO PARA SUA EMPRESA:
Guarda Simples
Quando o cliente já tem os documentos organizados e só precisa desocupar espaço na empresa. A Tins só realiza a coleta e armazena. Geralmente é a opção para quem precisa manter documentos armazenados pelo período correto, mas não possui espaço para um arquivo.
Guarda Gerenciada
É o modelo mais completo de guarda de documentos. Utilizamos todos os conceitos de arquivologia, como planos de classificação e tabela de temporalidade, separando documentos por tipo, classe, assunto, código e período de validade dos documentos.
*Os dois tipos de guarda possuem o software e-Corporativo para gerenciar e auxiliar na consulta e localização dos seus documentos.
Com este serviço você pode:
Reduzir custos operacionais
Otimizar espaço físico na empresa
Garantir a segurança e conservação dos documentos
Ter agilidade em consultas e localização de informações
Gerenciar online os documentos físicos e digitais
Economizar com mobiliário de arquivamento
UM PROCESSO EFICIENTE, SEGURO E INTELIGENTE.
- 1. Implantação:
Para efetuar a guarda de seus documentos, fornecemos caixas organizadoras personalizadas, etiquetas de identificação com QR Code e lacres de segurança numerados.
- 2. Sistema de Registro de Documentos:
O conteúdo dos documentos inseridos na caixa é listado no software e-Corporativo para facilitar sua localização. Basta inserir os dados necessários para a localização do documento. Se achar mais prático, pode contar com nosso serviço adicional de Gestão Documental.
- 3. Lacre:
Para maior segurança, a caixa é lacrada antes da retirada para o Centro de Armazenamento. A remoção do lacre só é realizada mediante sua autorização.
- 4. Retirada:
Através de uma solicitação de retirada de caixas pelo software e-Corporativo, efetuamos o translado dos seus documentos de forma segura, utilizando frota própria e adequada para o transporte dos mesmos.
- 5. Guarda:
As caixas são retiradas da sua empresa e acondicionadas no Centro de Armazenamento da Tins. Um ambiente especialmente preparado para receber e armazenar seus documentos, de forma adequada de acordo com as boas práticas do CONARQ.
- 6. Acesso ao Documento:
Havendo a necessidade de obter os documentos físicos, você pode realizar uma solicitação online pelo e-Corporativo. Nossa equipe de especialistas faz a separação da caixa solicitada para consulta interna, ou se preferir, levamos a caixa até você.
Quem conhece recomenda:
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Falar com Especialista
Quem somos:
A TINS conta com um amplo portfólio de produtos, serviços e soluções. Agregamos valores, criamos estratégias e executamos uma transformação nos modelos e negócios, tornando a sua organização referência em Gestão Arquivística de Documentos.
Somos especialistas em gestão documental, com foco no uso responsável da tecnologia da informação. Acreditamos na integração de soluções inteligentes para facilitar a vida das pessoas.
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DÚVIDAS
FREQUENTES:
E porque a organização e a segurança são tão importantes para a Guarda de Documentos?
A organização é a base de todo o processo de guarda de documentos. Mais do que colocar cada documento no lugar, é por meio dela que se estabelecerá parâmetros para a correta gestão dos documentos.
Com os arquivos devidamente distribuídos, todo o processo de localização, identificação e monitoramento se tornam possíveis e consideravelmente mais rápido. Sem os métodos de organização adequados, a guarda torna-se apenas um meio de transferir a bagunça.
O trabalho de organização é formado pelas seguintes etapas:
– Triagem, higienização e separação dos documentos;
– Criação dos critérios de indexação (de acordo com a realidade e a rotina do cliente);
– Implantação do sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), que permitirá o gerenciamento virtual do acervo. Estes recursos são disponibilizados através do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos (e-Corporativo SIGAD)
Guarda de documentos, o que ela quer dizer exatamente?
Quando se fala em segurança da informação, o primeiro caminho a se pensar é a migração para o meio digital. A guarda de documentos também reserva informações e dados sigilosos, que devem ser geridos com acesso restrito. Quando se trata de documentos físicos, a segurança não se restringe só a acessibilidade, ela envolve também a preservação física do acervo, evitando deterioração, perdas e extravios.
– Condições de Armazenamento:
Os documentos precisam ser armazenados em condições ideais de umidade, temperatura, higiene, luminosidade e com produtos adequados para a prevenção de deterioração em função dos efeitos do ambiente (insetos, tempo etc.). Além disso, o local onde as caixas deverão ser depositadas para a guarda dos documentos, obrigatoriamente devem oferecer recursos de prevenção e combate a acidentes como enchente e incêndios.
– Monitoramento e rastreabilidade:
O Software de Gerenciamento da guarda documental deve ser capaz de monitorar cada ação realizada, acompanhando o trâmite de cada documento. Por meio de recursos do software, é possível rastrear a localização do arquivo, quem solicitou, em qual horário foram feitas retiradas ou devoluções, e a qual atividade o documento se destinou. Com tais funcionalidades, o risco de vazamento de informações, extravio e perda de documentos é mínimo, tornando a gestão de documentos na empresa um diferencial estratégico.
Por quanto tempo os documentos devem ficar guardados?
Primeiramente deve ser avaliado o vínculo do documento com a instituição de origem ou com outras instituições. Sendo assim, é definido o valor do documento e delimitada qual a sua destinação, se é para guarda corrente, intermediária, permanente ou descarte.
CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos. É um órgão vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e Segurança Pública.
Sua finalidade é definir a política nacional de arquivos públicos e privados como órgão central do sistema nacional e exercer orientação normativa, visando à gestão e proteção especial dos documentos.
O que é uma Tabela de Temporalidade e qual sua finalidade?
Tabela de Temporalidade é um instrumento que determina o prazo de permanência e/ou destinação do documento no arquivo.
O que é um processo de indexação?
Processo de indexação é um processo de descrição e identificação do documento, conforme o seu assunto.
Processo indexado é um documento que passou por esses passos.
Como vou localizar meu documento digital?
A localização do documento será feito através de filtros de buscas no software. O filtro de busca terá todos os campos que identificam os documentos.
Quem terá acesso aos documentos?
Será definido pelos níveis de acesso para cada usuário. Existirá na empresa uma pessoa responsável que concederá aos usuários autorizados o direito de acessar ou não uma funcionalidade.
Como funciona o suporte da Tins?
Todo o suporte Tins é baseado no Acordo de Nível de Serviço estabelecido em contrato.