Gestão e Organização Documental


MAIS ORGANIZAÇÃO PARA FACILITAR OS PROCESSOS DE NEGÓCIO DA SUA EMPRESA.

Com o serviço de Gestão e Organização Documental da Tins Gestão Inteligente, você ganha em organização, agilidade na localização e disponibilidade dos documentos físicos e digitais.

Integrada com outras soluções, como a digitalização e o gerenciamento através do software E-Corporativo, permite gerir todas as informações importantes para facilitar e agilizar o processo de tomada de decisão da sua empresa.

TECNOLOGIA FACILITANDO E ORGANIZANDO TODAS AS ÁREAS DE ATUAÇÃO DO SEU NEGÓCIO.

  • Administrativa e Financeira (documentos financeiros)
  • Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade)
  • Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controlo de produção)
  • Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos)
  • Serviços a Cliente (informações, apoio técnico e documentos de Cliente)
  • Marketing (estudos de mercado, brochuras e especificações de produtos)
  • Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisa e desenvolvimento)
  • Recursos Humanos (contratos de pessoal, fichas técnicas e regulamento)
  • Hospitalar (gestão de prontuários e exames)
  • Transportadoras (gerenciamento de notas, transportes e rotas)
  • e outros

UM PROCESSO EFICIENTE, SEGURO E INTELIGENTE.

Triagem: Esse processo começa com a separação dos documentos para que possa ser feita a classificação e ordenação de forma eficiente.

Classificação: Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, respeitando suas características, como gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma e formato.

Higienização: O processo de higienização é necessário devido às impurezas encontradas nos documentos, como poeira, grampos, colas, clipes, ligas de borracha e outros. Utilizamos equipamentos especiais como mesas higienizadoras, trinchas e aspiradores, tudo dependendo do estado de conservação do documento.

Aplicação da Tabela de Temporalidade: com esse instrumento é determinado o prazo de permanência do documento no arquivo e sua destinação após este prazo.

Indexação: Conhecido também como representação temática, é a ação de descrever e identificar um documento de acordo com seu assunto.

Digitalização: Converter documentos físicos em formato digital dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações. Saiba mais aqui.

Controle de qualidade: Cada uma das imagens geradas passam por  um rigoroso controle de qualidade antes de serem disponibilizados ao cliente.

VANTAGENS DA TINS GESTÃO INTELIGENTE:

  • Padronização dos métodos de arquivamento: todos os departamentos da sua empresa ganham mais organização com classificação da massa documental utilizando padrões e boas práticas do CONARQ.
  • Resposta imediata nas consultas aos documentos: a localização e recuperação de documentos são imediatas. Com uma indexação inteligente e gerenciada por palavras chaves, todos os demais dados de identificação de um determinado documento ficam vinculados.
  • Gestão de acervo físico: saiba quais documentos pertencem a um processo de negócio e certifique-se da existência deles em seu acervo. E o mais importante, saiba quais documentos ainda não se encontram em seu acervo, antecipando e evitando, dessa forma, possíveis riscos em auditorias ou fiscalizações.
  • Otimização de espaço físico: gere mais espaço físico para atividades produtivas do seu negócio, além de contribuir para a correta distribuição, armazenagem e organização física do seu acervo.
  • Redução de custos da administração do acervo: além da organização de documentos, nossos especialistas podem fazer a manutenção e preservação do seu arquivo físico. Tudo para facilitar a sua vida e diminuir seus custos.

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